Как у работодателя получить копию трудовой книжки

Содержание

Срок действия копии трудовой книжки: порядок оформления, образец заявления на получение документа

Трудовая книжка – документ, содержащий всю основную информацию о трудовой деятельности гражданина. Функции трудовой книжки сводятся к отражению фактического трудового стажа, причин увольнения с каждого из мест работы, а также сведений об образовании, квалификации и наличии трудовых поощрений или взысканий.

Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве гражданина. Все операции по ее ведению и хранению осуществляются сотрудниками кадровой службы организации-работодателя в соответствии с законодательно утвержденными нормами и правилами.

Оригинал трудовой книжки может быть выдан сотруднику лишь при увольнении, а также при оформлении им трудовой пенсии – в последнем случае документ выдается на ограниченное время. В остальных случаях выдача оригиналов трудовых книжек сотрудникам либо иным лицам, не имеющим соответствующего допуска, запрещена законодательством.

Копия трудовой книжки: необходимость, оформление и сроки действия

Зачастую в жизни граждан возникают ситуации, требующие обращения в те или иные инстанции – как государственные учреждения, так и частные организации различного профиля.

При этом нередко требуется подтверждение сведений в отношении их (граждан) трудовой деятельности.

Фактически единственным подтвердительным документом в данном случае может выступить только действительная трудовая книжка государственного образца.

Однако если гражданин официально трудоустроен, то, как правило, он не может получить оригинал данного документа на руки. Таким образом, единственным возможным вариантом действий в подобных ситуациях является предоставление в запрашивающую инстанцию заверенной копии (либо выписки из) трудовой книжки.

Для того чтобы получить копию трудовой книжки, сотруднику нужно лишь подать в кадровую службу организации-работодателя соответствующее письменное заявление.

Согласно требованиям трудового законодательства РФ, срок рассмотрения и удовлетворения подобных заявлений не должен превышать трех дней с момента поступления от сотрудника. При этом заверенная копия выдается на безвозмездной основе.

Требования в отношении оформления копии

Копия трудовой книжки считается заверенной и, соответственно, имеет юридическую силу (т. е. может быть принята запрашивающей инстанцией) лишь в случае ее оформления в соответствии с законодательно утвержденными правилами.

Каждая страница копии трудовой книжки должна содержать:

печать организации-работодателя;
подпись уполномоченного лица (как правило – начальника отдела кадров либо руководителя организации) с указанием занимаемой должности;
дату заверения копии;
пометку о подлинности («копия верна» либо аналогичную).

Также на последней странице копии должна содержаться запись о том, что владелец трудовой книжки на момент регистрации копии работает в оформившей ее организации.

В том случае, если гражданин официально не трудоустроен, имеет оригинал книжки на руках и по тем или иным причинам ему требуется заверенная копия данного документа, он может обратиться к лицензированному нотариусу. Однако в этом случае процедура заверения будет платной.

Сроки действия копии

В действующем законодательстве отсутствует какая-либо информация в отношении сроков действия заверенных копий трудовых книжек. Фактически означенные сроки зависят лишь от требований организации или учреждения, запрашивающего сведения о трудовой деятельности гражданина.

В большинстве случаев срок действия заверенной в установленном порядке копии трудовой книжки варьируется в пределе от двух до четырех недель с момента ее оформления. По истечении означенного срока копия теряет юридическую силу и, в зависимости от регламентов запрашивающей инстанции, требуется оформление нового экземпляра либо продление существующего.

Чаще всего заверенная копия трудовой книжки требуется для предоставления при обращении в следующие организации и учреждения (указанные сроки действия считаются с момента регистрации копии):

банки. В большинстве случаев срок действия копии – один месяц, однако, правилами некоторых коммерческих банков данный срок ограничивается в пределе от двух недель до трех дней;
отделения ГУВМ МВД РФ. Срок действия копии – один месяц;
посольства (РФ и иных государств). При оформлении загранпаспорта срок действия копии трудовой книжки может составлять до трех месяцев;
отделения соцзащиты и судебные инстанции. В большинстве случаев срок действия копии составляет один месяц.

Важным обстоятельством является тот факт, что действие копии (кроме правил запрашивающей стороны в отношении сроков) также зависит от оригинала документа.

В том случае, если установленный срок еще не подошел к концу, но в трудовую книжку сотрудника были внесены какие-либо изменения (новые записи или корректировка старых), копия по умолчанию становится недействительной – ее дальнейшее целевое использование неправомерно и гражданину потребуется оформить новый экземпляр.

Заявление на получение копии: правильное составление и порядок подачи

Утвержденного законом образца заявления на предоставление копии трудовой книжки не существует.

Как правило, подобные заявления составляются в сравнительно произвольной форме, однако в ряде организаций и учреждений также существуют внутренние нормы, строго регламентирующие как форму, так и процедуру подачи данного документа.

В некоторых организациях заявление принимает уполномоченный сотрудник отдела кадров, в прочих – заявление может подаваться руководителю организации или структурного подразделения – лично либо через секретариат.

Среди сведений, обязательных к отражению в заявлении, выделяются:

адресат: должность, фамилия и инициалы лица, на чье имя подается заявление (как правило – начальник отдела кадров или руководитель организации);
заявитель: должность, фамилия и инициалы сотрудника, запрашивающего выдачу копии;
наименование организации-работодателя с указанием ее правового статуса (ООО, ЗАО, ИП и т. д.);
просьба о выдаче копии (указание причины ее необходимости – на усмотрение заявителя);
дата подачи заявления и место государственной регистрации организации-работодателя;
должность, подпись (и расшифровка) заявителя.

Во избежание возможных затруднений при получении копии, заявление следует составлять в двух экземплярах.

Первый передается уполномоченному представителю организации-работодателя (в отдел кадров, руководителю организации либо иным уполномоченным сотрудникам), второй – регистрируется в отделе кадров или секретариате и остается у заявителя. Данная мера позволит избежать возможных проволочек со стороны работодателя.

В соответствии с требованиями трудового законодательства, работодатель не вправе отказать сотруднику в выдаче запрашиваемой копии трудовой книжки. Более того, отказ в означенной просьбе – повод для обращения в трудовую инспекцию.

Невозможность получения (в ряде случаев) оригинала трудовой книжки у ответственных представителей работодателя компенсируется возможностью безвозмездного получения ее заверенной копии.

При этом подобная копия трудовой книжки во многом эквивалентна оригиналу – но лишь в течение определенного времени и при условии неизменности оригинального документа по отношению к ней.

Срок действия заверенной копии не установлен законодательно и зависит исключительно от требований запрашивающей ее инстанции. По окончании установленного срока копия теряет свою юридическую силу, что, в зависимости от конкретного случая, требует ее продления у работодателя либо получения нового заверенного экземпляра.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/poluchenie-kopii.html

Порядок предоставления копии трудовой книжки сотруднику компании

Как у работодателя получить копию трудовой книжки

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, выдача копии трудовой книги должна осуществляться работодателем по первому требованию работника.

Заявление, причем только письменное

Согласно трудовому законодательству РФ, выдача документа осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением на выдачу копии трудовой книжки.

В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.

В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно.

Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно. Вот пример:

⇓Скачать образец заявления

Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа.

Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.

После получения заявления от сотрудника работодатель должен удовлетворить его просьбу в течение трех дней. Это регламентируется нормативно.

«Копия верна»

Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.

Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).

На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации.

Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.

В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:

для визы — три месяца со дня выдачи;
ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.

Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.

Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода — если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.

В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.

Дайте трудовую книжку!

Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:

если работник обратился в банк за кредитом;
при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
при усыновлении ребенка;
в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом;
при гражданских и судебных разбирательствах;
для восстановления утерянного оригинала;
при оформлении на работу по совместительству;
для составления резюме при поиске новой работы;
при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.

Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.

Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления). Но, например, чтобы оформить займ онлайн, в большинстве МФО на сайте Кредитометр, вам понадобится только паспорт.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Чтобы уменьшить вероятность подделки ксерокопии трудовой книги для банка, разработаны правила ее заверения.

Обязательно соблюдение следующих моментов:

трудовая книжка копируется начиная с первой страницы (титул), где записаны Ф. И. О владельца, дата его рождения, число заведения, подпись работника;
на последнем листе обозначается текущее место трудоустройства (должность, дата, когда человек на нее заступил);
на всех страницах обязательна печать компании и запись: «Верно»;
на последнем листе указывается Ф. И. О, подпись, должность сотрудника, от кого получена эта копия запрашиваемой трудовой книжки;
ставится дата заверения, от которой в дальнейшем ведется расчет срока.

Источник: https://creditometr.online/documents/kopiya-trudovoy-knizhki

Как заверить копию трудовой книжки?

Как у работодателя получить копию трудовой книжки

Трудовая книжка на сегодняшний день не является обязательным документом при зачислении в штат, однако она является крайне удобным инструментом для счисления стажа сотрудника, выявление сроков работы на разных должностях, и определения причины, по которой сотрудник покинул организацию, в которой трудился раньше. Однако сегодня такой документ требуется всё реже, ведь оформление по ТК, возможно и без него.

Стоит заметить, что трудовая книжка может потребоваться вам не только при зачислении на работу, но и в других ситуациях. Для предоставления в другие организации требуется обычно копия трудовой книжки, притом заверенная. О том, как заверить копию трудовой книжки, в каких случаях это может потребоваться, мы расскажем в нашей статье.

Для чего нужно заверять?

В ряде ситуаций работник может потребовать у своего руководителя выдать ему копию трудовой книжки. Основные ситуации, в которых она может потребоваться выглядят примерно так:

Оформление кредита;
Оформление на работу по совместительству;
Оформление документов на выезд за рубеж (с 2017 года не является обязательным, если речь не идёт об оформлении визы);
Для подачи документов в Пенсионный фонд, при выходе на пенсию.

Для чего и почему в этих случаях требуется предоставление трудовой книжки, мы сейчас подробно разберём.

Кредит

При выдаче кредита, если речь не идёт о микрозайме, банк требует предоставления копии трудовой книжки. Кредитору важно убедиться в платёжеспособности и надёжности клиента, в соответствии с чем, банк может потребовать от вас предоставления документов подтверждающих это.

Работа

Здесь объяснения излишни, стоит лишь упомянуть, что работодатель может проявить негодование, касательно того факта, что вы планируете устроиться на вторую работу.

Однако если вам без объяснения причин отказывают в выдаче копии трудовой книжки, то стоит обратиться в надзорные органы или в суд, с заявлением о том, что работодатель отказывает вам в законном требовании.

За нарушение такого характера полагается штраф или временное лишение права на ведение деятельности, поэтому стоит порой лишь упомянуть о возможных проблемах, как заявление окажется у вас на руках.

Загранпаспорт

Раньше при оформлении загранпаспорта требовалось предоставление заверенной копии трудовой книжки в миграционную службу.

Сегодня, оформляя обычный загранник, вам нужно будет самостоятельно указать в заявлении места работы за последние 10 лет. Раньше для подтверждения этой информации в обязательном порядке требовалась копия трудовой книжки.

С 2017 года процедуру упростили, а копию трудовой книжки могут потребовать лишь при оформлении биометрического загранпаспорта.

Виза

Здесь вопрос стоит более серьёзный. Стоит заметить, что не все посольства требуют от лиц оформляющих визу предоставления заверенной копии трудовой. Обычно это требуется для выезда в страны первого эшелона.

Хотя в большинстве своём, подтверждением того что вы ведёте трудовую деятельность может служить справка с места работы.

Таким образом, посольство хочет убедиться, что вы не будете вести незаконную предпринимательскую деятельность за рубежом и вернётесь на родину.

ПРФ

Пожалуй, это самая распространённая причина подачи заявления на выдачу копии трудовой книжки. Для получения пенсии по старости гражданин должен предоставить в Пенсионный фонд оригинал или заверенную копию трудовой книжки. Если вы ведёте трудовую деятельность, то оригинал книжки должен находиться у работодателя, и получить его на руки вы можете, лишь после увольнения.

Но на такой случай, как оформление пенсии, законом предусмотрена выдача оригинала под расписку и при подаче соответствующего заявления на имя руководителя организации. В своём заявлении стоит указать причину, и обозначить свои обязательства по возвращению документа.

От вас, как уже было упомянуто, могут потребовать расписку, в которой будет указана следующая информация:

Ваши ФИО и должность;
Отразить причину, по которой вам требуется оригинал трудовой книжки;
Сроки, в которые она требуется вам в пользование;
Дату, до которой вы обязуетесь вернуть трудовую книжку обратно в организацию;
Упомянуть, что ответственность за сохранность вы несёте самостоятельно, согласно срокам пользования документом;
Дата и место составления расписки.

Заявление

Для предоставления вам копии трудовой книжки требуется составить соответствующее заявление. Оно составляется в свободной форме, но есть требования , так здесь должно быть обозначено:

Должность и ФИО руководителя, на имя которого составлено заявление;
ФИО и должность заявителя;
Просьба выдать вам заверенную копию трудовой книжки;
Причину, по которой она вам требуется;
Дата составления заявления;
Подпись заявителя и её расшифровка.

В некоторых ситуациях требуется лишь информация об отдельных периодах, в которые вы вели трудовую деятельность. Так, для предоставления в банк достаточно будет скопировать титульный лист, и копию страницы, где отражён текущий период. Более того, если запись, например, сделана неразборчиво, допускается предоставление данных в печатном формате, но копию титульного листа все же потребуют.

Требования к оформлению

Для того, что бы копия имела силу необходимо соблюсти все нормы заверения.

Для этого на каждой странице должна быть отмечена надписью «Копия верна» и стоять подпись лица, которое имеет полномочия, по заверению копий трудовой книжки. Это может быть руководитель предприятия или отдела кадров.

На последней странице ставится отметка «Работает по настоящее время», так же заверенная подписью. Кроме того желательно указывать дату заверения.

Каждую подпись должностного лица должна подкреплять печать организации. Оттиск должен быть расположен таким образом, что бы он располагался поверх подписи и даты заверения, но не загораживал необходимую информацию.

Существует так же способ, при котором заверяется весь документ целиком. Для этого распечатанные листы придётся пронумеровать и сшить.

Нитку вывести на последнюю страницу и проклеить бланком содержащим информацию о количестве страниц и стоять подпись уполномоченного лица.

Печать в таком случае должна располагаться так, что бы часть её находилась на бланке, на подписи и в то же время на последней странице копии трудовой книжки.

Самостоятельное копирование

Если вы не работаете, и вам требуется копия трудовой книжки, то вы можете сделать её самостоятельно. Для этого сделайте следующее:

Отксерокопировать или отсканировать и распечатать те страницы, которые вам требуются;
Заверить копию нотариально.

Заверение документа потребует от вас некоторых затрат, но заверение копии у нотариуса имеет свои плюсы по сравнению с копией трудовой книжки выданной руководителем организации.

Так копия заверенная руководителем действует в течение месяца, и если вам не удалось провести все необходимые мероприятия в этот срок, то потребуется новая копия. Заверенный нотариусом экземпляр действует бессрочно, поэтому лучше скопировать все листы трудовой книжки, что бы у вас постоянно имелась копия документа.

Наличие нотариально заверенной копии трудовой книжки может помочь вам в ситуации утраты оригинала, для восстановления полной информации.

Источник: https://trudinsp.ru/kak-zaverit-kopiyu-trudovoj-knizhki.html

Заявление на предоставление копии трудовой книжки: образец 2020 года

Как у работодателя получить копию трудовой книжки

Статья акутальна на: Июнь 2020 г.

Необходимость получить копию трудовой книжки может возникнуть у ее собственника в различных целях – для произведения перерасчета пенсии или оформления социальных пособий и выплат, получения кредита в финансовой организации, подачи жалобы в Инспекцию по труду, для подтверждения стажа работы в конкретной должности, и проч.

Как получить копию трудовой книжки, кто уполномочен заверять документ, в какой форме владельцу нужно написать заявление на копию трудовой книжки, и в течение какого срока работодатель обязан предоставить требуемый документ, читайте в этом обзоре.

Копия трудовой книжки: основная информация о документе и его статусе

Устраиваясь на работу, сотрудник сдает свою трудовую книжку работодателю в числе обязательного пакета документов, предоставляемого при трудоустройстве. С этого момента ответственность за хранение и сохранность документа возлагается на работодателя.

Оригинал ТК хранится в организации, и до момента увольнения выдается на руки работнику только в единственном случае – в целях его обязательного страхования (ч. 1 ст.

62 ТК РФ), а при наличии обстоятельств, требующих подтверждения сведений, указанных в трудовой книжке, работнику на руки выдается ее заверенная копия или выписка.

Разделяют два вида копий ТК, каждый из которых имеет свой статус, это:

копия трудовой книжки, выписываемая на официальном бланке – дубликат, выдается взамен утраченной (утерянной, поврежденной) трудовой книжки и имеет статус основного документа, подтверждающего стаж работника;

копия трудовой книжки ксерокопированная – создается путем копирования документа с использованием копира и заверяется должностным лицом или работодателем, круглой печатью. Является документом разового назначения, который выдается для предоставления затребовавшему документ адресату.

В ксерокопии трудовой книжки должна содержаться вся информация, отраженная в оригинале документа, в той же последовательности и хронологии, включая не только записи о трудовом стаже, но и сведения о награждениях и поощрениях.

Это важно знать: Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку

При оформлении ксерокопии, работник кадровой службы или непосредственно работодатель должен заверить документ:

на каждой ксерокопированной странице делается запись: «Копия верна», и ставится подпись исполнителя;

на последней странице копии делается запись: «Копия верна, на … страницах», после чего документ заверяется подписью исполнителя и печатью, ставится дата его выдачи.

Копия ТК (дубликат), выписываемая взамен утраченной, может быть выписана без восстановления хронологии стажа (где в позиции под № 1 будет записано предприятие, выписывающее дубликат ТК, а сведения о предыдущем стаже будут обозначены суммировано, со сноской «со слов ФИО (владельца)».

При предъявлении владельцем документов, подтверждающих наличие предшествующего трудового стажа, сведения о нем могут быть внесены в дубликат, со сноской на предъявленный документ (справку о стаже работы, выписку из приказа). Внесенная запись заверяется печатью организации, внесшей запись в копию ТК.

Оригинал документа, на основании которого вносится запись, подклеивается на последней странице (обложке) ТК.

При оформлении дубликата на титульной странице должностное лицо, выписавшее документ, ставит надпись «Дубликат» и заверяет ее своей подписью. На внутреннюю сторону обложки вносится запись: «Дубликат выдан на основании ….». Запись датируется, заверяется подписью и печатью.

В качестве основания для выписки дубликата являются справки структур, подтверждающих утерю (выдает городской отдел МВД после факта регистрации кражи или заявления об утере ТК), утрату (справка МЧС о пожаре, затоплении и проч.).

Порядок выдачи копии трудовой книжки в нормативном регламенте

Выдача копии трудовой книжки работнику, в соответствии с частью 1 статьи 62 Трудового кодекса, а также пунктом 7 «Правил ведения и хранения трудовых книжек …», утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года, осуществляется в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления работником.

Согласно вышеуказанным нормативным актам, для получения копии документа о трудовом стаже, работник обязан подать в адрес руководителя предприятия письменное заявление на получение копии трудовой книжки (образец заявления см. ниже). В альбом унифицированных форм заявление на копию ТК не внесено, что дает право работодателям устанавливать собственный образец его написания или принимать заявления, написанные в свободной форме.

В тоже время, существует ряд требований к тому, в какой форме должно быть написано заявление. Так, кроме ФИО заявителя, в обязательном порядке в нем должны быть указаны:

Это важно знать: Как правильно заполнять трудовую книжку: образец 2020 года

причина выдачи копии ТК;

дата подачи заявления;

реквизиты документа, являющего основание для выписки дубликата (актуально для утраченных ТК).

Заявление на выдачу копии трудовой книжки: образец написания при утрате и для подтверждения стажа

Как установлено Правилами, чтобы работодатель мог выдать нужный документ, работнику недостаточно просто указать «Прошу выдать копию трудовой книжки», заявление нужно написать в соответствии со стандартами деловой переписки, и указать причину, по которой владельцу ТК понадобилась ее копия.

Приведем два примера написания заявления о выдаче копии ТК.

Зачем писать заявление

Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.

После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения.

Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу.

Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.

Как делается копия

Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.

Составление заявления

Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:

данные о компании, в которой трудится человек,
должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
просьбу о выдаче копии,
дату,
подпись составителя.

При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.

Оформление заявления

Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.

Это важно знать: Изменение фамилии в трудовой книжке: образец 2020 года

Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,

один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
второй передать представителю работодателя.

Срок рассмотрения заявления

По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней.

При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии

Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.

По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.

Правила выдачи копии

Работодатель обязан предоставить работнику копию по первому требованию. Это правило закреплено в статье 62 Трудового кодекса.

Для ее получения работник должен обратиться в кадровую службу предприятия. При этом заявление на копию трудовой книжки оформляют в свободной форме, так как никакого единого образца в нормативной документации не представлено.

Его обычно пишут следующим образом:

В шапке документа указывают:
полное наименование организации;
Ф.И.О. и должность руководителя;
должность и Ф.И.О. заявителя.

В основной части прописывают стандартную формулировку заявления: «Прошу выдать копию трудовой книжки…».

Далее необходимо поставить дату обращения и подпись заявителя

Оригинал трудовой книжки должен постоянно хранить отдел кадров предприятия. Его не выдают сотруднику для предоставления в банк или иное учреждение. Однако руководство организации не имеет права отказывать в предоставлении копии или взимать за эту услугу деньги: это противоречит закону.

Если в небольшой организации нет собственного отдела кадров, копию делает секретарь. Она должна быть заверена руководителем.

Источник: https://TrudGid.ru/trudovaya-knizhka/zajavlenie-na-predostavlenie-kopii-trudovoj-knizhki-obrazec-2020-goda.html

Копия трудовой книжки: как заверить, куда обращаться, порядок действий

Как у работодателя получить копию трудовой книжки

Последнее обновление: 16.01.2020

Трудовая книга – основное документальное подтверждение места работы, должности и периодов занятости гражданина. Его сохранность обеспечивается работодателем. В случае необходимости работнику выдается копия трудовой.

Зачем нужна копия трудовой книжки?

Заверенный дубликат требуется в нескольких случаях. Запросить его вправе такие учреждения, как:

банки и кредитные организации;
компании-работодатели;
Пенсионный фонд;
органы социальной защиты населения;
судебные органы;
визовые центры.

При составлении заявки на получение кредитных средств, требуется указание места трудоустройства.

Заполненную анкету на получение кредита могут попросить подтвердить заверенной копией трудовой

Если сумма займа большая, то помимо заполнения специального раздела, понадобится и подтверждение. Подтверждением наличия постоянного места работы является запись в трудовой книге. Доказать факт рабочего положения могут только те граждане, которые оформлены официально и проведены в компании согласно нормам Трудового кодекса.

Для банка такой документ может говорить:

о наличии источника дохода;
о размере дохода;
о стаже.

Размер дохода не указывается в трудовой книге. Однако по должности и усредненному показателю в регионе можно сделать выводы о примерной величине дохода потенциального заемщика.

При составлении анкеты на поиск новой работы требуется информация о предшествующих местах. Указать точные данные можно с помощью полученной копии. Если на момент заполнения резюме сотрудник уже уволился, то копия не требуется, поскольку книжка вручается на руки.

Оформление пособий, единичных материальных выплат, льгот или субсидий всегда сопровождается подготовкой обязательных документов. Одним из таких документов является копия трудовой книги, заверенная работодателем.

Начисление пенсии нередко сопровождается запросом дубликата. Связано это с тем, что в электронной базе содержатся сведения только за последние 15 лет.

Информацию о стаже и начислениях рабочего населения можно узнать по номеру СНИЛС

Данные за предшествующие периоды можно получить исходя из трудовой книги. Однако на момент ухода на пенсию не все будущие пенсионеры увольняются с работы. В таком случае будущий пенсионер запрашивает сканированный дубликат.

Суд запрашивает подтверждение мест трудоустройства в случаях бракоразводного процесса с участием детей. Дубликат может понадобиться как матери, так и отцу. Матери – для подтверждения своего статуса и возможности содержать ребенка, отцу – при расчете алиментных выплат.

При получении разрешения на въезд в другое государство доказательство присутствия постоянного места работы является преимуществом. Сведения о постоянном трудоустройстве и фиксированном доходе являются важными для других стран, поскольку последние должны быть уверены в том, что приезжающего удерживают определенные обязательства в своей стране.

Сроки и порядок выдачи копии трудовой книжки

Дубликат подготавливается по запросу работника. Им является письменное заявление. Однако предприниматели с малым штатным составом могут выдать дубликат и на основе устной просьбы. Крупные фирмы и госкорпорации ведут учет выданных документов. В учетных данных (книжных или электронных) отмечается основание для выдачи.

Пример заявления на получение копии трудовой книжки

Обращение составляется в двух экземплярах. Один – для работодателя, второй – для сотрудника. Обращение составляется вручную или печатается. В тексте должны содержаться следующие сведения:

наименование организации/предпринимательства;
ФИО руководителя;
отдел и должность сотрудника;
ФИО сотрудника;
прошение о выдаче копии;
основание;
дата;
подпись.

Официально утвержденного образца такого заявления нет. Однако в каждой крупой организации есть свои бланки и образцы.

По Трудовому кодексу (ст. 62) представитель работодателя должен выдать скан-копию трудовой книжки в срок до 3-х дней после подачи обращения сотрудником.

Правила оформления копии документа

Чтобы дубликат имел юридическую значимость, его требуется верно заверить. Для этого есть определенные правила официального заверения копии трудовой книжки.

Во-первых, выполняется копирование всех листов, на которых есть запись. Первым листом считаются основные сведения ее владельца.

Заверить документ можно двумя способами:

каждую страницу по отдельности;
вместе все документы, заранее их скрепив.

При первом варианте все необходимые отметки делаются на каждом листе. При втором варианте документы сшиваются, на место скрепления приклеивается небольшой лист бумаги – пломба, на которой делаются все отметки.

Правильная прошивка листов

Страницы сшиваются по левому краю. В данном случае страницы нумеруются, а на пломбе пишется количество. При постановке печати необходимо учитывать, что оттиск должен затрагивать пломбу и страницу документа.

Копия содержит обязательные отметки. К ним относятся:

запись «Верно»/«Копия верна»;
должность сотрудника, сделавшего дубликат;
его подпись;
дата выдачи дубликата;
запись в образце трудовой книжке «работает по настоящее время»;
отметка о месте хранения подлинника.

Важно! При несоблюдении последнего пункта, так же как и всех остальных, копия считается недействительной.

Отметка «Верно» или «Копия верна» может быть поставлена как с помощью специального оттиска, так и вручную. Законом данный пункт не ограничивается.

В организациях с большим документооборотом обычно используется оттиск

При наличии печати у юридического лица или предпринимателя ставится штамп. Согласно положениям Письма ФНС от 28 февраля 2006 г. № 28-10/15239 у организации или предпринимательства может отсутствовать печать на законных основаниях. В таком случае документы также имеют юридическую силу.

Куда обращаться для получения копии трудовой?

Чтобы сделать копию трудовой книжки, потребуется обратиться к работодателю. В соответствии с правилами проставить отметку о том, что копия верна, и сотрудник работает по настоящее время, может лишь ограниченный круг лиц. К ним относятся:

директор фирмы;
предприниматель;
бухгалтер;
кадровый работник.

Если лицо работает на индивидуального предпринимателя, то, зачастую, все кадровые и финансовые вопросы решаются им же. Если предприятие крупное, то за сохранность трудовых документов отвечает кадровый отдел. На него же и возложена обязанность по их заверению. Это может быть как специально назначенный специалист, так и руководящий отделом.

Нередко бывает, что ответственность по ведению кадровой документации в компании возложена на бухгалтера. В таком случае необходимо обращаться к нему.

Заверять копию трудовой может руководитель или специально назначенный сотрудник

Ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи копии документа

За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности. Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст. 5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице.

СубъектСумма (руб.)

должностное лицо	1000-5000 (штраф может быть заменен на предупреждение)
предприниматель	1000-5000
юридическое лицо	30000-50000

За повторное нарушение, размер штрафных санкций увеличивается. Суммы представлены в таблице ниже.

СубъектСумма (руб.)

должностное лицо	10000-20000 (может быть заменено на дисквалификацию на период от 1 года до 3 лет)
предприниматель	10000-20000
юридическое лицо	50000-70000

Срок действия копии трудовой книжки

Законодательно установлено периода действия нет. Однако спустя определенный промежуток времени туда могут быть внесены новые сведения: о переводе, повышении или увольнении. Поэтому сделать копию один раз и пользоваться ею в дальнейшем не получится.

Сроки действия устанавливаются организациями, которые запрашивают дубликат. Как правило, этот период ограничивается 1 месяцем.

Период действия копии трудовой ограничен